Comunicación En Los Negocios

Desde tiempos inmemorables, la comunicación se ha definido como el medio más razonable para la solución de problemas entre individuos, así como una de las causas más comunes de estos cuando se es utilizada de manera equivocada. Esta puede ser descrita simplemente como la transmisión de un mensaje de un emisor a un receptor, pero en los negocios no es algo tan sencillo, ya que se deben tener en cuenta muchos factores a la hora de elaborar el mensaje a transmitir, así como quién lo transmitirá, a quién está dirigido, de qué manera, cuándo lo hará y en qué sitio.

En una organización, es de gran importancia el mantener una comunicación constante, correcta, clara y transparente, ya que esto desarrolla confianza en el ambiente de trabajo, lo cual por lo general hace que la organización sea mucho más productiva, ocurran menos malentendidos o desinformaciones, tenga menos conflictos tanto internos como con otras organizaciones y una mayor probabilidad de recuperarse con la menor cantidad de pérdidas posible si llega a enfrentarse a una crisis.

La sociedad colombiana  que actualmente se integra con la  globalización, lo cual le  ha  permitido a las empresas generar negocios con proyección en busca de la incursión de diferentes mercados tanto en el país como en el exterior, le permiten diseñar y generar múltiples estrategias para poder afrontar diversas dificultades que se le puedan presentar. Una de estas estrategias y en la que nos enfocaremos es el uso de la comunicación en los negocios, debido a que se puede presentar como el pilar de todo negocio.

La comunicación y los negocios, dos actividades que se encuentran profundamente ligadas, pero en mayor medida los negocios a la comunicación. Desde el origen de la civilización, la comunicación desempeña un papel muy importante dentro de esta, porque permite el intercambio de ideas, órdenes y mensajes entre los ciudadanos. Con el paso del tiempo y el desarrollo industrial y tecnológico las empresas y negocios han sufrido grandes procesos de cambio y adaptación al nuevo mundo.

Los seres humanos encaramos nuestras diferencias de distintas formas, las cuales se exponen a continuación teniendo en cuenta las etapas que en ella intervienen: La evitación, la negociación, la intervención, el litigio y la guerra.

La evitación trae mas dificultades que beneficios ya que aunque no se quiere entrar en confrontación con quien se tenga la diferencia, tampoco se llega a una solución al asunto, por otra parte la negociación tiene muchos ámbitos de aplicación pero todos con un solo fin se negocia para llegar a un común acuerdo y en este punto enfocaremos  este artículo, La intervención sea facilitación o mediación, es abrir la manera de pensar cambiar el patrón de comunicación  para dar paso a que se produzcan escenarios de solución al desacuerdo, la vía legal o el litigio es darle el poder a un tercero para que defina o de una solución al desacuerdo, pero es lamentable llegar a esta instancia ya que existen muchas vías de comunicación para lograr acuerdos y no dejar la sensación de no poder continuar la relación  en bienestar  entre las partes involucradas y por último la guerra es el desbordamiento de los sentimientos reprimidos que no pudieron ser solucionados bajo ningún otra circunstancia, es forzar a la otra parte, obligarla a cumplir con la utilización de violencia las razones en desacuerdo.

La comunicación hace parte de nuestra civilización de lo que hemos sido, somos y seremos como personas en nuestra convivencia, la conversación marca la pauta de expresar lo que sentimos para obtener lo que queremos por eso es tan importante la conversación en el momento de negociar.

Más que una herramienta es una relación entre personas, la comunicación es más que una estructura es la forma de expresar lo que somos y queremos, según Romero G. ( Negociar es comunicar) "La negociación es un proceso comunicacional de gran complejidad, mediante el cual interlocutores concretos tratan de resolver una diferencia o conflicto y llegar a un acuerdo que influirá en sus relaciones futuras"

En el actual siglo que nos encontramos, muchas de las actividades se han vuelto muy competitivas y los negocios no han sido la excepción, puesto que con la globalización y la tecnología los negocios requieren nuevas técnicas o estrategias para mantenerse a flote en un ambiente empresarial muy volátil, en este punto en donde entra la comunicación, que también evolucionó con el paso del tiempo y su aplicación en forma estratégica puede contribuir al mejoramiento de las estructuras internas y externas de una empresa o negocio.

Rodríguez augusto (2005), cita a (Weitz y Jap,1995) La comunicación es un factor clave en el desarrollo y mantenimiento de las relaciones de negocios, y es que sin la correcta gestión de la comunicación los negocios no podría realizarse en forma eficaz, puesto que es la comunicación la que permite intercambiar las ideas o conocimientos sobre un respectivo tema, potencializando el desarrollo de los negocios, los que requieren de una previa elaboración: estructura de un mensaje, palabras a utilizar, resalto de las ventajas y coordinación del discurso.

La comunicación gestionada en los negocios es una herramienta creadora de competitividad en las empresas, pero esta debe ser bien gestionada y aplicada, como lo afirma García María (2006) El futuro pasa por potenciar el proyecto CRM de agenda comercial, que permitirá agilizar la gestión comercial de las oficinas, gestionando proactivamente la comunicación y utilizando las herramientas tecnológicas para generar nuevos productos de negocios que generen mayor competitividad.

Es muy importante entender la comunicación como todo aquello que produce lenguaje tanto verbal como no verbal de forma efectiva, para lo cual se hace de vital importancia contar con el conocimiento requerido tanto del contexto cultural como del contexto socioeconómico de dichas empresas.

Estos aspectos del lenguaje toman un rol bastante importante en la comunicación debido a que lo que para nosotros puede ser una palabra común y normal depende del contexto puede convertirse en una palabra mal utilizada. De igual forma es muy poco común que a la hora de expresar una idea, identifiquemos aquellos elementos no verbales que pueden decir tal vez mucho más que las mismas palabras. Por lo anterior es importante tener en cuenta  que se debe ser consciente de las diferencias interculturales lo cual permite identificar aquellos aspectos en los que se deben trabajar a la hora de realizar una comunicación entre interlocutor y receptor, lo cual le permite tener en cuenta aquellas diferencias y poder generar estrategias para crear una comunicación espontánea. Se debe utilizar la prudencia, ser cortés, preciso y  muy puntual. Se debe primero tener una mayor visión del tipo de receptor.

Así como también utilizar la empatía para detectar las similitudes existentes, lo que permite generar una mayor aproximación hacia el receptor generando una estrategia mucho más efectiva a la hora de comunicarnos. Se deben extremar las precauciones con canales de comunicación indirectos en donde a la hora de generar comunicados o de utilizar una tercera persona en el momento de entablar esa comunicación con el receptor debe ser excesivamente cuidadosa, debido a que cuando no somos directos, concisos y precisos en lo que se desea decir se puede generar distorsiones o interpretaciones diferentes a lo que realmente se quiere comunicar.

         

Es muy importante que a nivel interno de la empresa se tenga la certeza que el trabajador tienen la misma percepción tanto de la visión y la misión de su negocio y de las actividades que se deben realizar en pro de la consecución de la excelencia.

Es de carácter urgente que las empresas generen estrategias que le permitan divulgar los objetivos tanto corporativos como de negocios para que todos se encaminan sobre un mismo sueño. Cuando esto se logra a nivel interno en una organización, se hace mucho más eficaz la comunicación a la hora de generar nuevas líneas de negocio, no solo por la pertenencia que se tiene sino por el conocimiento que se demuestra sobre este.

Cuando hablamos de comunicación debemos saber que usamos estrategias de planeación administrativa y  se nos viene la imagen del famoso esquemas emisor, receptor-mensaje. Donde entendemos que la comunicación es una transferencia de información que puede ir de un lugar a otro u persona a otra. donde es clave dar a conocer que se comunica: el mensaje que se va a dar y la información transmitida, hay decimos cuáles estrategias utilizamos donde ubicamos los rasgos propios de la planificación estratégico y buscar los dominios de forma de comunicación donde ya podríamos ir al paso de explorar el mensaje que vamos a proyectar su eficacia, medios que emplearemos.

En la comunicación social, se despliegan ya en varias actividades de vida pública y las relaciones interpersonales entre persona-empresa o institución, esto forma un enlace que se puede definir como esquema natural de comunicación, que debe ser eficaz, confiable, credibilidad de la realidad, y ya consumidor pasa a hacer el eje de la comunicación. Donde el eje ya mencionado nos plantea transferencia de información donde busca contacto con todo tipo de personas con la cual es comprometida esta actividad ya sea factor, proceso o sistema.

En la estrategia corporativa y la comunicación cuando se ha crea valor en cualquier mercado definiendo la misión y proceso de acuerdo con sus objetivos teniendo los procesos centrales de negocio, con un sentido que la información dada por parte del emisor responda a una estrategia global y el receptor la recibe pasivamente, y el papel de ambos es transferible.

Un elemento corporativo, se puede percibir como empresa que busca una identidad profesada una interacción de ideas dentro de una organización estructurada. Un medio prestado a servicio de una empresa es definido como extensiones entre empresa-cliente, hombre-razón. Entonces deducimos de todo lo dicho anteriormente nos lleva al punto de que es muy útil la comunicación, usando las estrategias ya nombradas donde es vital fuente para cualquier interacción que pueda existir en los negocios .

"Tanto  si hablamos de relaciones públicas, como de comunicación corporativa aludimos a la práctica de influenciar comportamientos a través de la comunicación."

Xifra, J. & Lalueza, F. (Casos de Relaciones Públicas y Comunicación Corporativa.)

Ya sea para informar o influenciar la comunicación tiene un papel importante en los negocios dado que la forma como se utilice tendrá como resultado el avance de nuestro propósito o simplemente el inconformismo personal por no lograr los objetivos proyectados.

La comunicación en los negocios es familiarizarse con la persona u organización con quien vamos a negociar, relacionarnos en algún punto  común ya sea del área financiera, en algún proyecto, en oportunidades, debilidades o fortalezas, para de esta forma quitar las barreras que se dan al inicio de la negociación  y empezar el proceso de familiarización, si se trata de una empresa, el profesional de la comunicación debe relacionarse y conocer los productos de la misma.

Otro aspecto importante es la planeación en la comunicación para los negocios la cual se debe realizar teniendo en cuenta un objetivo definido (el fin que al que se requiere llegar) y el cliente o grupo que se quiere influenciar, utilizando las distintas estrategias comunicativas teniendo en cuenta las características que diferencian a una persona de otra o a un grupo de otro, utilizando siempre el lenguaje más apropiado en cada caso, con mucho respeto y admiración por la o las personas a quienes deseemos influencia

Se puede concluir que la comunicación es una herramienta muy útil para potenciar y generar competitividad en las empresas o negocios, pero debe ser gestionada  correctamente y en alianza con nuevas tecnologías TIC. La comunicación genera valor agregado en los negocios y de usarse correctamente puede causar grandes daño o pérdidas para los negocios en su estructura interna y externa.

 
 Referencias Bibliograficas: 

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Universidad ICESI, Estudios Gerenciales  Abril-Junio 2009, Volumen 25 Nº III
Base de datos EBSCO, “Comunicación y negocios”
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García Ruiz, M. (2006). Las tecnologías de la información y comunicación en el seno de una entidad bancaria. (Spanish). Revista De Empresa, (17), 48-58.

Xifra, J. & Lalueza, F. Casos de Relaciones Públicas y Comunicación Corporativa
Base de Datos Biblioteca Pearson.

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Rey Babarro, Marta Hernández Martínez, Caridad (2011) La transformación de los canales de comunicación: las necesidades de los clientes y la adopción e innovación de tecnología por parte de las empresas.

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Ayón, Rosa. (2006). Importancia de la comunicación en las organizaciones, un sistema de comunicación eficiente y un experto en comunicación que lo administre. Recuperado el 31/08/2012 de http://genesis.uag.mx/revistas/escholarum/articulos/negocios/organizacional.cfm